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応募者への連絡を、
分かりやすく、確実に。
応募受付・面接案内・日程変更の文例集
次に何をすればよいかが伝わるように、案内の内容と確認する点をまとめました。社内で文面をそろえる際のたたき台としてお使いください。
想定した文例です。そのまま送信せず、実際の状況に合わせてください。
［ ］内は差し替え用です。日時・会社名・担当者・連絡先などを置き換え、不要な項目は削除してください。このページでは応募者情報を入力・保存・送信しません。
EXAMPLE 01
応募受付
応募を受け付けたことと、次に何を案内するかを伝える文例です。
件名
【［会社名］】ご応募ありがとうございます
本文
［応募者名］様 このたびは［会社名］の［募集職種名］にご応募いただき、ありがとうございます。 採用担当の［担当者名］です。 ご応募を受け付けました。 今後の進め方について、［案内予定日・連絡方法］にご案内いたします。 ご不明な点や、ご連絡先の変更などがございましたら、［問い合わせ先］までお知らせください。 ［会社名］ ［担当者名］ ［問い合わせ先］
送る前に確認したいこと
- 応募を実際に受け付けたか、募集職種と宛名が正しいか。
- 案内予定日は対応できる日程か。未確定の期限を約束しない。
- 返信先・問い合わせ先が、応募者に案内できる窓口か。
EXAMPLE 02
面接案内
日程調整の段階では、確定と誤解されないよう「候補日」として案内します。
件名
【［会社名］】［募集職種名］の面接日程について
本文
［応募者名］様 ［会社名］採用担当の［担当者名］です。 このたびはご応募いただき、ありがとうございます。 面接の日程について、以下の候補でご都合はいかがでしょうか。 ・［候補日時1］ ・［候補日時2］ 面接方法：［対面／オンラインなど、実施する方法］ 場所・接続方法：［案内できる内容］ 所要時間：［確認済みの目安］ 当日の準備：［必要なもの。不要な場合は項目を削除］ ご都合のよい候補を［返信先］へお知らせください。 いずれも難しい場合は、ご希望の日時をお知らせください。 日程は、ご返信を確認したうえで改めて確定のご案内をいたします。 ご不明な点は［問い合わせ先］までご連絡ください。 ［会社名］ ［担当者名］ ［問い合わせ先］
送る前に確認したいこと
- 候補日時に面接担当者が対応できるか。曜日を記載する場合は日付との一致も確認。
- 面接場所・接続方法・所要時間・準備物が実際の案内と合うか。
- 候補の案内と確定の案内を分け、返信を確認する担当を決めているか。
EXAMPLE 03
日程変更
企業側から変更をお願いする場合の文例です。応募者から変更希望があった場合は、事情に合わせて書き換えてください。
件名
【［会社名］】面接日程変更のお願い
本文
［応募者名］様 ［会社名］採用担当の［担当者名］です。 ［現在確定している日時］に予定している面接について、ご連絡いたしました。 こちらの都合で恐縮ですが、面接日程の変更をご相談させていただけますでしょうか。 ご予定を調整いただいたところ、申し訳ございません。 以下の候補で、ご都合のよい日時はございますか。 ・［変更候補日時1］ ・［変更候補日時2］ いずれも難しい場合は、ご希望の日時をお知らせください。 変更後の日程は、ご返信を確認したうえで改めて確定のご案内をいたします。 ［面接方法・場所等に変更がある場合のみ、確認済みの内容を記載］ ご不明な点は［問い合わせ先］までご連絡ください。 ［会社名］ ［担当者名］ ［問い合わせ先］
送る前に確認したいこと
- 変更前の確定日時と応募者が正しいか。変更後の候補を社内で確認したか。
- 返信前に変更が確定したと扱わず、社内予定と応募者への案内を更新するか。
- 直前の変更は、メールだけで伝わるかも確認し、合意した連絡方法で対応するか。
文面をそろえたら、
連絡の進め方も確認を。
- 応募を確認し、連絡を進める担当を決める。
- 返信待ち・日程確定など、現在の状況を担当間で共有する。
- 担当が不在のときや、返信がないときの確認先を決める。
宛先・添付ファイル・本文の取り違えに注意し、応募者情報は社内で定めた方法で扱ってください。文例中の約束や面接条件は、企業ごとに確認してから案内します。
LET’S ORGANIZE YOUR PROCESS
文章だけでなく、
日々の対応も相談したい。
応募者への連絡・問い合わせ対応、面接日程の調整に対応しています。どの作業に負担を感じているか、今の進め方からお聞かせください。
初回相談は無料。オンライン・電話に対応しています。具体的な業務範囲・役割分担・費用は個別に確認します。
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